استراتژی تحلیل فرآیند

در این راهنما به هر مرحله از تجزیه و تحلیل فرآیند شیرجه می شویم - نمای کاملی از جمله تعاریف ، نمونه ها و بهترین شیوه ها را به شما ارائه می دهیم.

آخرین به روز شده در 4 آوریل 2023

هر تجارت موفق بر روی هزاران یا حتی میلیون ها فرآیند ساخته شده است. از آنجا که شرکت ها به دنبال ایجاد یک مزیت رقابتی و افزایش کارآیی در یک دنیای پیچیده هستند ، هنر و علم تجزیه و تحلیل فرآیند نقش مهمی در مدیریت فرآیند تجارت داشته است.

این راهنما از تئوری و تعاریف کلیدی تجزیه و تحلیل فرآیند ، از جمله نمونه ها و بهترین شیوه ها عبور می کند. چیزی برای همه وجود دارد ، خواه شما یک مجری فرایند فرایند فرایند باشید یا فقط وارد تمرین شوید.

تجزیه و تحلیل فرآیند چیست؟

تجزیه و تحلیل فرآیند اعمال تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری برای بهبود نحوه انجام کار است. تجزیه و تحلیل فرآیند تجارت مشکلات ، تنگناها و فرصتهای بهبود را کشف می کند.

به عبارت ساده ، تجزیه و تحلیل فرایند تجارت راهی برای به دست آوردن بینش و دید در مراحلی است که کارمندان و سازمانها برای دستیابی به اهداف خود کار می کنند. با استفاده از شیرجه عمیق به فرآیندهای فعلی خود ، خواهید دید که چه چیزی به خوبی کار می کند ، چه چیزی باید بهبود یابد و چگونه می توانید به نتایج کسب و کار بهتر برسید.

تجزیه و تحلیل فرآیند شامل چیست؟

تجزیه و تحلیل فرآیند یک فعالیت اصلی در مدیریت عملیات تجاری است. شما می توانید آن را به عنوان یک اصطلاح چتر تصور کنید از جمله:

• فعالیت خود در تجزیه و تحلیل فرآیندهای تجاری ، اجرای پیشرفت فرایند و برقراری ارتباط در یک سازمان.
• تحقیقات کیفی و مشاوره ای که برای تجزیه و تحلیل و درک وضعیت AS-IS از طریق کشف فرآیند انجام شده است.
• روش ها و نرم افزارهای تجزیه و تحلیل داده ها برای تجزیه و تحلیل داده های سازمانی مربوط به فرآیندها ، به عنوان مثال ، از طریق معدن فرآیند یا معدن کار استفاده می شوند.
• نتیجه هر تمرین تجزیه و تحلیل فرآیند ، در قالب یک سند ، گزارش یا یافته های کلیدی.

مزایای تجزیه و تحلیل فرآیند تجارت

تجزیه و تحلیل فرآیند روش شناختی مزایای بسیاری را برای عملیات تجاری به ارمغان می آورد و یک عامل اصلی برای بهینه سازی فرآیند است. شش مزایای اصلی تجزیه و تحلیل فرآیند تجارت شامل موارد زیر است:

• از وضعیت واقعی کار کشف کنید. تجزیه و تحلیل فرآیند به شما کمک می کند تا وضعیت واقعی کار را در فرایندها ، وظایف و سیستم ها ، از جمله فرآیندهای سایه ، تجسم کنید.

• اندازه گیری عملکرد شفاف. تجزیه و تحلیل فرآیند به شما کمک می کند تا میزان کار شما را از مسیر شاد مدل های فرآیند توافق شده پیروی کند.

• بطری ها را شناسایی و حذف کنید. تجزیه و تحلیل فرآیند به شما کمک می کند تا علت اصلی موانع مانند تنگناها یا فرآیندهای صندلی چرخان را کشف و حذف کنید.

• فرصت های بهبود فرآیند را پیدا کنید. تجزیه و تحلیل فرآیند فرآیندها و وظایفی را که می توانند به عنوان مثال از طریق اتوماسیون فرآیند روباتیک بطور خودکار کشف کنند ، کشف می کند.

• اتوماسیون هوشمند را تسریع کنید. تجزیه و تحلیل فرآیند به عنوان یک فعال کننده اتوماسیون هوشمند و دیجیتالی شدن عمل می کند.

تجزیه و تحلیل فرآیند در 6 مرحله

روش های بسیاری برای انجام تجزیه و تحلیل فرآیند تجاری از پروژه های مشاوره گرفته تا نرم افزار اختصاصی فرایند فرایند وجود دارد. برخی از روشها از روشهای محبوب شش سیگما یا لاغر شش سیگما پیروی می کنند ، در حالی که برخی دیگر ممکن است یک رویکرد کمتر سفت و سخت برای نیازهای سازمان مورد تجزیه و تحلیل استفاده کنند.

شش مرحله مشترک در چرخه چرخه آنالیز فرآیند می تواند شامل موارد زیر باشد:

1. اهداف خود را مشخص کنید. با مشخص کردن دلیل ، چه موقع و در مورد تجارت خود برای اطلاعات فرآیند شروع کنید.‍
2. وضعیت as-is is is is is. وضعیت فعلی فرآیندهای خود را از طریق کشف فرآیند ارزیابی کنید.‍
3. فرآیندهای نقشه. نحوه برنامه ریزی و طراحی فرآیندهای شما را از طریق نقشه برداری فرآیند تجارت تجسم کنید.‍
4. فرآیندهای طراحی مجدد. ارزیابی کنید که چگونه می توان فرایندها را به صورت تدریجی از طریق مهندسی مجدد فرآیند تنظیم کرد.‍
5. تغییرات را اجرا کنید. فرآیندهای خود را با مدل "باید" و برنامه ها از طریق اجرای فرآیند تراز کنید.‍
6. نظارت و تنظیم. اطمینان حاصل کنید که تیم ها از طریق نظارت بر فرآیند با فرآیندهای توافق شده مطابقت دارند و مطابقت دارند.

پس از تکرار این چرخه ، می توانید مجدداً به اهداف و وضعیت فرآیندهای خود مراجعه کنید تا یک بار دیگر روند را مجدداً راه اندازی کنید.

شناسایی فرآیند و هدف

بیشتر ابتکارات استراتژیک با برنامه ریزی و آماده سازی دقیق آغاز می شود. قبل از شروع هرگونه تجزیه و تحلیل فرآیند ، باید از طریق یک چارچوب 4-W با عناصر کلیدی فرآیند و شناسایی هدف شروع کنید:

• چرا - آیا نیاز سازمانی یا هدف تجاری مربوط به بهبود فرایندها وجود دارد؟
• چه چیزی - آیا در مورد واحدهای تجاری ، تیم ها یا سازمان ها در محدوده تحلیل تحت پوشش قرار می گیرند؟
• چه زمانی - آیا جدول زمانی مشخصی از زمان انجام تجزیه و تحلیل دارید و اگر از داده استفاده می کنید ، چقدر زمان لازم برای تجزیه و تحلیل را دارید؟
• چه کسی - آیا شما تیم را برای انجام تجزیه و تحلیل ، ارزیابی نتایج و توانایی و انگیزه برای اجرای تغییرات در اختیار دارید؟

با پاسخ به این سؤالات کلیدی ، شما آماده هستید تا به کشف فرآیند بروید.

کشف فرآیند

کشف فرآیند مجموعه ای از تکنیک ها و ابزارهایی است که برای تعریف، ترسیم و تجزیه و تحلیل فرآیندهای تجاری موجود استفاده می شود. هدف از کشف، ایجاد درک عمیق از نحوه انجام فرآیندهای عملیات روزانه توسط مردم است.

کشف فرآیندها یکی از حیاتی ترین گام ها در درک نحوه عملکرد سازمان است و، صادقانه بگویم، پیش نیاز هر پروژه اتوماسیون موفقی است.

نمونه سوالات کشف فرآیند

یکی از رایج ترین اشکال کشف فرآیند از طریق مصاحبه یا کارگاه های کشف است. هدف از انجام مصاحبه ها دریافت نظرات کارشناسان موضوع در مورد وضعیت واقعی فرآیندها است.

• آیا می توانید مراحلی را که برای انجام این کار و/یا فرآیند انجام می دهید با جزئیات شرح دهید؟
• چرا به این فرآیند نیاز داریم؟
• نتیجه مطلوب این فرآیند چیست؟
• آیا مراحل یا وظایفی در این فرآیند وجود دارد که بتوان آنها را حذف کرد؟
• چالش های رایج برای تکمیل این فرآیند در کار روزانه شما چیست؟

چالش مصاحبه های اکتشافی

چالش کلیدی در کشف فرآیند مبتنی بر مصاحبه، ذهنیت است. تحلیلگران باید چندین کارگاه و مصاحبه با تیم های مختلف انجام دهند تا فرآیندهای تجاری فعلی را ترسیم کنند و هر گونه ناسازگاری یا تنگنا را به صورت دستی پیدا کنند. زمان و منابع قابل توجهی را می طلبد، با این حال بیشتر تصمیمات همچنان بر اساس فرضیات و شهود هستند. به این ترتیب، ذهنیت مصاحبه شونده و تحلیل گر می تواند بر نتیجه نهایی تأثیر بگذارد.

شرکت ها به روش بهتری برای تجسم فرآیندها در سیستم ها و برنامه های مختلف نیاز داشتند تا بفهمند کدام فعالیت ها باید خودکار شوند و کدام ها باید اولویت بندی شوند. در مقایسه با سایر روش های سنتی تر نقشه برداری، کشف فرآیند دارای مزایای آشکاری در چندین جبهه است.

نرم افزار کشف فرآیند چگونه کار می کند؟

نرم افزار کشف فرآیند تمامی اعمالی که انسان ها در کار روزانه خود در سیستم های مختلف انجام می دهند را مشاهده می کند. هر کاری را که کاربران انجام می دهند ثبت می کند و سپس آن را برای یافتن فرآیندهای مناسب برای اتوماسیون، بهبود فرآیند یا حتی جایگزینی فرآیند تجزیه و تحلیل می کند.

بر خلاف سایر تکنیک های نقشه برداری فرآیند ، کشف فرآیند طیف کاملی از سیستم های اطلاعاتی را که می تواند با آن کار کند ، پوشش می دهد - از ابزارهای CRM/ERP گرفته تا برنامه های بهره وری مانند تقویم و Slack. جمع آوری داده ها از آثار دیجیتالی کاربران ، تجزیه و تحلیل کشف فرآیند و ساختار آن با استفاده از الگوریتم های پیشرفته دید رایانه و یادگیری ماشین. این تحلیل ها به یافتن تغییرات یا الگوهای فرایند کمک می کنند که می تواند پایه ای برای یافتن پتانسیل اتوماسیون باشد.

کدام فرآیندها بر اساس کشف واجد شرایط هستند؟این فرایندها باید: تکراری یا چرخه ای ، بسیار دستی ، مبتنی بر قانون با استثنائی اندک و بدون هیچ گونه استثنائی باشند و ترجیحاً داده های ساختاری داشته باشند.

کشف فرآیند قبل از شروع کار به هیچ توسعه قبلی احتیاج ندارد. این فقط به نصب افزونه های نرم افزاری نیاز دارد که بدون اینکه آنها را قطع کند یا به هیچ وجه روی کارشان تأثیر بگذارد ، روی رایانه های افراد در پس زمینه اجرا می شود.

‍ فرآیند کشف مورد مطالعه پرسش و پاسخ بورس...

ما را در سایت پرسش و پاسخ بورس دنبال می کنید

برچسب : نویسنده : ماندانا اصلانی بازدید : <-PostHit-> تاريخ : پنجشنبه 19 مرداد 1402 ساعت: 17:58